Trong Excel 2007 và 2010, Paste nằm trong nhóm Clipboard ở thẻ Home. Trong Excel 2003, Paste Special trong menu Edit. Sau đây tôi xin giới thiệu một số cách sử dụng lệnh Paste một cách hiệu quả nhất mà tôi có thu thập được trong quá trình sử dụng. Hi vọng bài viết này sẽ giúp ích được nhiều cho mọi người trong công ty trong quá trình sử dụng tin học văn phòng.
1.Copy chiều rộng của cột
Khi copy dữ liệu sang một cột mới, độ dài của cột sẽ không tự động điều chỉnh sao cho phù hợp với giá trị mới. Chỉ với một cú kích thêm, bạn có thể copy chiều rộng gốc của cột tới cột mục tiêu:
a. Chọn dữ liệu cần copy và nhấn [Ctrl] + C để copy giá trị đã chọn tới Clipboard.
b. Chọn một ô trong cột mục tiêu.
c. Ở thẻ Home, kích vào lựa chọn Paste trong nhóm Clipboard và chọn Keep Source Column Widths. Lựa chọn này sẽ yêu cầu thêm một bước nữa khi bạn sử dụng Excel 2007: Chọn Paste Special từ menu Paste dạng drop-down. Tiếp đến, kích vào lựa chọn Column Widths trong mục Paste và kích OK.
Excel sẽ copy dữ liệu và chiều rộng gốc của cột vào ô mục tiêu.
2: Thực hiện các phép tính
Người dùng có thể sử dụng Paste Special để cộng, trừ, nhân và chia. Chỉ cần điền số rồi nhấn [Ctrl] + C. Sau đó, chọn giá trị bạn muốn thay đổi bằng số vừa mới điền và kích Paste Special trong nhóm Clipboard. Ở cửa sổ kết quả, kích vào phép tính phù hợp rồi nhấn OK. Excel sẽ thực hiện hành động tương ứng bằng cách sử dụng giá trị bạn mới copy vào Clipboard.
Người dùng cũng có thể thực hiện các phép tính với nhiều giá trị. Sử dụng quá trình tương tự như bên trên, nhưng copy một dãy các giá trị thay vì chỉ copy một như bên trên. Excel sẽ không để ý tới kích thước nếu không đủ, nó chỉ thực hiện các phép tính lần lượt theo thứ tự các giá trị đã copy.
3: Hoán đổi dữ liệu
Excel cung cấp cho người dùng tính năng hoán đổi, nhưng đôi khi Paste Special lại là cách nhanh hơn khi thực hiện việc này. Chọn dữ liệu ngồn và thực hiện theo các hành động sau:
a. Nhấn [Ctrl] + C để copy dữ liệu vào Clipboard.
b. Chọn ô trên cùng bên trái của dòng mục tiêu.
c. Kích vào thẻ Home (nếu cần) và chọn Transpose từ menu Paste dạng drop-down.
Đó chính là những gì người dùng cần làm. Từ giờ, bạn có thể copy một cột dữ liệu tới một hàng và ngược lại.
4: Thay thế công thức bằng kết quả đã tính toán
Thi thoảng, người dùng có thể muốn thay thế công thức với giá trị thực tế của nó. Ví dụ, bạn muốn thay thế một dãy hàm RAND() với giá trị của nó thay vì cho phép công thức này tự tính toán. Đây là một tác vụ thông dụng đối với Paste Special. Để copy công thức với giá trị của chúng, thực hiện theo những hành động sau:
a. Chọn một dãy các công thức rồi nhấn [Ctrl] + C.
b. Trong nhóm Clipboard, kích vào menu Paste dạng drop-down.
c. Chọn Values.
Thực hiện như vậy để thay thế các công thức với giá trị thực của chúng. Trước khi sử dụng phương pháp này, có thể bạn muốn sao lưu công việc của mình để đề phòng.